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現役イベンター”MERU”が教える! イベント業界あれこれ サンロクゴ(365)VOL.10

こんにちは!現役イベンターのMERUです。

夏といえば、数々のイベントが全国各地で開催されますよね。大規模なイベントから街の小さなイベント、人知れず行われる企業イベント・・・・・・・・・。

イベンターにとって夏は大忙しの繁忙期です。

そんなイベンターMERUの夏を最初にちょっとだけご紹介します!

 

”・・・私も御多分に洩れず死ぬほど忙しい夏でした・・・・。”

夏休み?お盆休み?レジャー?旅行?交通渋滞?

はいはい。むしろ電車が空いていて助かりますわ〜とばかり毎日出勤していました。笑   しかし、朝の満員電車で、大きなキャリーバッグを持つ人や、お出かけではしゃぐ子供達を見ていて、ふと気づいてしまったのです。

『あれ?私の2019年・夏、人を喜ばせるためだけに終わった!?』

 

8月にとあるビッグイベントがありました。

うちの会社にとってとても大事な大事なお得意様ですが、日程の長さや参加者の多さ含めとにかく過酷な制作でした。

平日は毎日終電地獄・・・。

やっと辿り着いた自宅でも、急ぎの連絡が入り深夜の自宅作業・・・。

なけなしの休日も何かしらメールが飛び交い、ちっとも心が休まらない・・・。

休日返上で作業することもよくありました。

毎日寝不足で頭が回らない日々・・・。

もう辛すぎる・・・。と心折れる寸前のMERUでした。

 

みんなボロボロの状態で迎えた本番。

ところが・・・その演出があまりにも感動的で、不貞腐れた気持ちが吹っ飛びました!!!

お客さんたちの笑顔・感動の涙・お礼!!!

 

あの時上手袖でズビズビ泣いていたのは私です。笑

「ああ、このために頑張ってきてよかった・・・。」

この瞬間のために頑張ってきたんだ。と思えました。

 

制作は事前準備が9割です。

過酷な制作は本当に頭がおかしくなりそうなくらい辛いのですが、本番でお客さんたちが感動している姿を見ると、思わず鳥肌が立ってしまいます。

これを味わってしまうと、もうこの業界から抜け出せません。笑

MERUもそのうちの一人なのでしょうね。笑

 

長くなりましたが、そんなイベンターは一体毎日何をしてるのか、気になりますよね。

今回はそんなイベンターの一週間の流れをご紹介します!

 

【月曜日】

※今週新規案件のロケハンを控えているという設定です。

*10:00〜10:30の間に出勤。

一般企業では考えられませんが、我々の業界で出勤時間が厳格に決まっている会社はあまり無いです。基本9:00〜13:00くらいにバラバラとみんな集まってくる感じです。笑

*出勤後すぐにメールチェック。

急ぎの案件はとっとと返信します。

メールチェックが終わったら、依頼されていた資料作成や見積もりの作成です。資料は馴染みマニュアルや台本が多いですが、ロケハンを控えている場合はそれなりに忙しいです。クライアントから新規案件の概要を聞く前に、会場の図面などをかき集めておきます。

*12:00〜打合せのため会社を出ます。

*13:00〜クライアントの会社にて打合せ開始。

施工会社と一緒に会場レイアウトなどを詰めていきます。

*16:00〜帰社後は施工会社に細かな指示をしつつ、会場担当者へ連絡。ロケハンの段取りや概要を伝えていきます。加えて各テクニカルチームにもロケハンに同行できないかアポ取りをします。本当は前もって早めに声をかけられれば良いのですが、急なロケハンも良くあります。

MERUもよく上司から『ごめん、明日大阪飛んで?』と連絡が入ることもあります。

またクライアントにキービジュアルやイベントで使用したい素材データなども手配依頼をかけます。

そんなこんなで気付けば夜〜。お疲れ様でした。

【火曜日】

*10:00〜10:30の間に出勤。

いよいよ明日がロケハンです!いつものメールチェックをしてロケハンに必要な資料を整えます。図面は施工会社が作成しますが、他にも必要な図面があります。

イベント会場として使われる施設には必ず『バトン図』と『電源図』というものがあります。ほとんどは会場のHPからダウンロードできます。

できない場合は会場担当者に依頼をかけます。

この図面は各テクニカルチームが必要な図面です。

 

<バトン図> 会場の天井にある、照明やスクリーンなどを吊るすバトンがどこに設置されているかを示すもの。Lは照明バトン、Bは美術バトン、などと分かれています。

<電源図> 会場のどこに電源があるか示しているもの。イベントでは映像、照明、音響、その他多くの電源が必要となります。

一つの電源からたくさんの電源を引っ張ることはできないので、ある程度どのチームはどの電源口から引っ張るかなどを想定しておくとロケハンもスムーズです。

 

これらの図面を整理していると、そろそろ施工会社から図面が送られてきます。

これらに赤入れ修正をするのも私たちの仕事です。もう少しスクリーンを見やすくしたい、レイアウトを修正したい、他テクニカル機材の設置場所を考慮した修正など、再度施工チームに連絡。

施工チームはさらに修正。

このような流れを数回繰り返し、やっとクライアントに見せられる形へ持っていきます。

クライアントからも修正事項やご要望があった場合はこれらを修正し、その日の夜くらいには図面第1稿が完成します。

これを持って明日のロケハンへ臨みます!

 

◉ロケハンに必要なもの

  • メジャー
  • ロケハンシート(ホテルに聞くべき事項をまとめたシート)
  • 各種図面
  • カメラ(会場や搬入口、その他既存機材を記録するため)

などです。

それじゃ、そろそろ帰るか。。。

【水曜日】

朝から新幹線で移動です!お弁当は必須項目ですね。唯一の楽しみです。笑

現地に到着後は各々会場に集まり、大抵ロビーや使用する会場付近に集合です。ここで会場担当者と落ち合い、会場内を見させていただきます。

作ってきた図面で問題ないか、(大抵ある。笑)テクニカルチームの要望、バトンや電源の位置確認、調光室の確認などです。

他にも、控え室の確認や来場者の導線、そして重要なのが搬入口の確認です。

搬入に関しては各会場のレギュレーションがありますので会場担当者ときちんと確認しておきます。

写真もたくさん撮って、一通り打合わせも終わりましたら・・・

お待ちかね〜。ご当地ご飯です!笑

みんなで美味しいご当地ご飯を食べて新幹線に乗って帰ります。

なんやかんやで23:00ごろ東京着。

本日も、お疲れさまでした!

 

【木曜日】

*10:00出勤。

今日はやることがたくさんあります!

昨日のロケハンで判明した変更・修正事項をまとめて施工会社へ修正依頼をかけます。各テクニカルへも現状図面の共有とロケハンで話をした内容でお見積もりの依頼をします。ホテルや会場既存の機材を使用するのか、持ち込み機材を使用するのか、それによってそれぞれのお見積もりが変わってきます。既存機材でも良いのですが、プロのテクニカル会社が持込む機材の方が性能が良いのはもちろんです。どちらを使うかはクライアントの温度感、規模感で判断します。

そして各社に見積もりと機材手配の依頼。。。

会場利用計画資料(手配物の一覧や搬入経路のまとめ)も作ります。これは後々マニュアルの土台になるものです。

なんだかんだで気づくと21:00ごろ。

さあ、帰るぞ〜。お疲れさまでした!

 

【金曜日】

やっと辿り着いた金曜日!

・・・・・・と、サラリーマンは思いますよね。

ですが我々の業界の金曜日は大抵ろくなことが無いです。

なぜなら、色々な人が今週中に処理したいものを、金曜日にぶっ込んでくるからです。

”あ〜これ、今週ずっと温めていたか忘れていたんだな〜”というような事項を慌てて金曜日に依頼してくるアレ。。。どうにかなりませんかね。笑

特に多いのがデザイン関係です。

どのイベントにもデザインの監修が必ず付きます。バナーやパネルに載せるキャラクターなどは特に監修が厳しいです。

・クライアントの担当者チェック

・クライアント会社のデザインチームのチェック

・クライアント会社のトップがチェック

といったように、長い道のりを経てやっとデザインのOKが出ます。

最近ではグローバルな会社も増えていますので、グローバルチェックなんてものもあります。このような諸々のしわ寄せが来るのが、制作サイドです。

色々なセクションの要望、見積もりチェック、会場との段取り、時にはクライアントに呼び出される、などなど・・・。

「あ〜花金したいな〜。」・・・気づけばお店が閉まる時間です。

酔っ払った方々とぎゅうぎゅうに詰められた満員電車で帰宅。

土日も何かしらのメールが舞い込んでくるのはわかっているのですが。。。

・・・今週も1週間 お疲れさまでしたっ!!

 

 

〈まとめ〉

イベンターはこのように毎日を過ごしています。もちろんこれはほんの一部です。同じイベントなんて無いように、私たちの業務にも同じものはありません。色々な経験をしても、こんなの初めて!!と思うことが未だにたくさんあります。

初めての経験は、プレッシャーや空回り、他者への迷惑行為(笑)など自分でも予測できないことがたくさん起きます。しかし同時に、新鮮で自分の成長も感じられる面白いものです。

毎日新しい何かと向き合えるイベント制作。

苦しいこともたくさんありますが、その分楽しんでいきましょう!!

 

<プロフィール>

|ペンネーム:MERU(メル) |年齢:27歳女性 |業種:イベントD(進行・運営)、企画書・台本・マニュアル制作、入稿データ制作、デザイン関係制作、英語対応可 |業界歴:3 |活動エリア:東京 |家族:旦那と共働き |所属組織:10名未満のベテラン揃い |スキル:制作に必要な知識に加え、デザイン関係(AI,PSD操作)、英語対応といった周りにないスキルでしがみついている |チャレンジしたいこと:時間効率化で副収入を得ること。仕事で海外に行くこと。 |前職:ボランティアで2年間海外の学校で教師をしていた |悩み:子供が欲しいが仕事も楽しいので辞めるタイミングが分からない。よってフリーになっても仕事がもらえる関係値を作りたい

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